ハイブリッドでいこうぜ

いいとこ取りを目指して試行錯誤するブログ

先送りしても不利益が小さくなる工夫

はじめに

前回の記事の続きです。

m-kawaguchi.hatenablog.jp

「先送り」は少し考えておくことで、「先送り」による悪影響を減らすことができると私は考えています。

では、実際にどう対処するのでしょうか?

目次

失敗することを織り込む

紆余曲折あり、行き着いた形が失敗をすることを織り込んでタスクを組むです。

これは、タスク管理の観点からすると普通ではありません。

と、いうのもタスク管理というのはすべきものを実行できるようにするためのものだからです。

にも関わらず、前提から覆すようなことを、なぜ書くのでしょうか?

それは、タスク管理というのは、

うまく管理できるようになるには、自分のキャパシティや行動の癖を知り、良し悪しが判断できるようになり、改善できるようになってからでないと、見栄やプライドから自分の能力を過大評価し、無茶な計画を立ててしまい、なんらかのきっかけで処理できなくなります。

頻発しないようであればまだ良いですが、頻発するようになると段々とタスク管理自体に疑問を覚えたり、なんとなく億劫になってきます。

これは言わば、自分自身で自分の首を絞めていることに他なりません。 タスク管理は、こうした危険性も持っています。

リストに書き出して、アプリや手帳で並べるだけでは、できるようになっていかないのです。

タスク管理に、できなかったときのことまで考え、自分の行動の癖やキャパシティなどについての理解や設計ができていないと、少しのミスが遅延になり、遅延が緊急タスクを生み、処理できず先送りが発生し、やがて先送りしたタスクが緊急タスクへと昇格、目が回る状態になり、タスク管理などする余裕がない状態へとなることでしょう。

やがて、タスク管理自体から遠ざかり、少し落ち着いた頃にやはりタスク管理は重要だと再認識、振り出しに戻るといった展開です。

心当たりある方もいるのではないでしょうか。

タスク管理が必要だということは、現状を変えたいと思って取り組んでいるはずなので、この本末転倒な負の連鎖は無くしたいのです。

コントロールできるものとできないもの

過去、私は変化も含めてコントロールしようとしました。

突然依頼される仕事から、自分がお腹を下し、トイレに駆け込む頻度まで予測をし管理しようとしました。

しかし、差し込みタスクをはじめ、タスク先送りにつながる予兆はつかむことはできても、差し込みタスクの発生自体のコントロールはできませんでした。

ダメだとわかっていても対処できない状況です。

家事などコントロールしやすいタスクはともかく、コントロールしにくい場合は、どうしても影響を受けやすい。

ならば、一層の事考え方自体を変えたらどうか?となったわけです。

こうした経験や発想の転換から行き着いたのが、タスク処理をリストは消化しなくてはならないものからタスク消化できるとより良い。と言う前提に変えることと 実行できなかった時に致命傷になることを避けるためにはどうすべきか?ということ二つの観点でタスクを設計することです。

コントロールしやすい例の洗濯の話でも、実際私は、実行できなかった時も考慮したタスク管理をしています。

もしも、実行頻度が一度で、洗濯していない服がなくなるまで洗濯しないのなら、タスクが実行できなかったときに最悪の事態となります。 なので、私はこのようにタスクを設定しています。

タスクは火、木、土、日に実行タイミングを設定、平日は21:00-21:45, 土日は、10:00-11:00。

これは、

洗濯物の量や頻度に関わらず、定期的に洗濯する(処理自体の頻度を上げて一度ミスをしてもすぐ危険な状態にしないようにする)ということです。

加えて、一着だけ洗濯済みの予備の服を確保しておく(何度かミスが続いたとしても一度だけならなんとかなるようにする)、服自体の数も多く持たないという制限を設けること(まだ他にもあるからあとにしようをできなくする)もしています。

このようにすれば、処理しなければなりませんが、もし、処理できなかったとしても、最悪の事態は避けることができます。

繰り返しになりますが、 理想は、予定通り処理できることですが、予定通り処理できればより良い。 しかし、もしもできなかったとしても、即危険な状況にはならないようにすることで、未実行という形でタスクを残し続ける先送りではなく、できなかったという形で失敗を許容し、では次からどうしようか?と次に生かすというわけです。

「先送り」したタスクは、バッサリ切り捨てる

このように失敗したタスクというのも出てくるわけですが、引き継がないようにするために、あるところでバッサリ切り捨ててしまいます。

細分化が取り組む前には不明点が多くできなかったのなら、次からは細分化したタスクを設定します。

ただし、実行するはずだったのにやらなくてよかったことがあったのなら、実行自体を打ち切ります。

これは優先順位を検討した結果、優先度が低いので実施をやめた。という判断です。

そろそろ長くなってきたのでこの辺りにしましょうか。

次回は、未知のタスクでどう最悪の事態を避けるか?をテーマにしたいと思います