ハイブリッドでいこうぜ

働くことはきっと楽しいこと。タスク管理を通じて、いいとこ取りを目指して試行錯誤するブログ

タスクの種類によってツールは分けるべきなのかもしれない

はじめに

前回のエントリ(「たすくま」を使ってみて、わかった魅力)を公開したすぐ後、
大変嬉しいことに本家シゴタノ!facebookで言及して頂いたり、twitter経由で質問を受けたりしました。

質問は、

”基本に立ち返り、たすくまを購入したとあるが、そのきっかけは何だったか?”でした。

この辺りの話が抜けていたので補足も兼ねて少し前置きをすることにします。

質問の答えは、”ツールを変えてもうまくいかない点があることに気づいたから”でした。

ある意味では、薄々気づいていたツールの向き・不向きを実体験を通じて検証するためだったとも言えます。

タスク管理ツール遍歴

これまでにもタスク管理ツールは、たくさん使って来ました。

タスク管理に使って来たツールの変遷をざっくり並べるとこんな感じでしょうか

  • タスクシュートを知る, 触れてみる(きっかけは忘れました)
  • Toodledoを使い始める
  • RememberTheMilkを使い始める
  • Toodledo+Togglを使い始める
  • Toodledo+Toggl+Endtime2を使い始める
  • GoogleTodoリストを使い始める
  • Wunderlistを使い始める
  • Todoistを使い始める
  • たすくまを使い始める

一番長かったのはToodledoでした。
Toodledoは、少々マニアックなツールでタスクシュート界隈の方々と接点を持つことがなければ、知ったとしても十分に理解できず使うことはなかったでしょう。

Toodledoの最大の良さは、欲しい機能が網羅されていること、独自のリピート機能がとても強力であることの2点だと思っています。

もう知ってから何年も経ちますが、いまだにToodledo以上に強力なリピート機能を持ったツールは無いようにも思います。

ただ、リピートだけに着目しても独自色が強く自在に使えるようになるにはある程度のトレーニングが必要ですし、リピート以外にもUIやリマインダーの仕様あたりに難があり、使い勝手が良くありません。

特に使い勝手も悪さを感じるのは

タスクの追加容易性 です。

思いついた時にはひとまずタスクの種のようなものを記録しておきたいのです。

これがし難い。

補完するようなアプリ等も存在するのである程度はカバーできるのですが、仕様の壁は越えられません。

できることが多いからこそ、しっかりと機能させるにはタスクひとつひとつに詳細設定をする必要があり、容易にタスク追加ができないのです。

差し込みタスクへの対策としての先送り

タスク追加容易性が悪いとどういうシーンで困るのか例を書きます。

予定外のタスク、つまり差し込みタスクがいい例です。

朝、上司から今週中に〜しておいてと言われた。
これは、典型的な差し込みタスクです。
しかし、言われたからといって即座に対応すべきかは別の話です。

言われる前に何かに取り組んでいたわけですから、作業の一時中断をしています。今回は内容の判断した末、期間もあるので即座に対応すべきではなかったと想像できたとします。

こうなると、先送りが有効です。

意図的に先送りをすることで、差し込みタスクのことは、一旦意識の外に追い出すことができ、実行していた“すべきこと”に意識を戻すことができます。

実行していた“すべきこと”に意識を戻すことはかなり大事で、早く戻れるかがパフォーマンスに影響します。

しかし、設定項目が多かったりすると実行していた“すべきこと”から別の事に注意が向いてしまい、“後ですること”で済むことに時間を費やし、ついにはさらに別の事に注意が向き、実行していた“すべきこと”ができなくなってしまいます。

もちろん、余計な事をしているので時間も本来の想定以上に要します。

あとはお分かりですね?

タスク管理の達人は、ほとんどのタスクがリピートタスクらしいですので、そもそも頻繁にタスクを追加する必要もないのかもしれません。
しかしながら、私のようなちょっと詳しい程度の技量と知識を持つタスク管理では、リピートタスクで解決できるタスクの方が少なく、様々な形で差し込みや完了までの工程や時間も見積もりがしづらいタスクが高頻度で発生します。(※実際には繰り返しできるまで洗練されられるからこそ達人です。自然にそうなったわけでもないですし、様々な形で手を打つからこそ繰り返しタスクにできるのです)

だからこそ、一旦受け入れて優先度を判断し、必要に応じて後回しにすることが必要になってくるわけです。

「たすくま」を使ってみて思ったのは、一旦蓄積し、この後回しにするという考え方の管理には向かないと感じたことです。「Toodledo」も同じです。(※細かいことを言うとToodledoの場合は解決できてしまうのですが、前提が崩れ話が複雑になってくるので今回は言及しません)

まとめ

前回のエントリでは、

今まで何度となく失敗してきた経験から「リピートタスク」を活用できる種類のタスク管理だけではうまくいかないことに薄々気づいていた背景がありました。

もちろん、日々行うタスクの大半がリピートタスク化することが可能であり、そうすることで得られるメリットがあることもよく知っています。

過去から学び、改善していく仕組みを得て目的達成することこそ最大の目的であることは知っています。

それでも、です。

「たすくま」を通じてタスクシュートの原点に振り返ることで、理解できていない点・できている点の見直しをして次の手を考えたかったため「基本に戻る」必要性を感じました。
だから、「基本に立ち返る」とひとくくりにしたわけです。

やはりひとつのツールに全部を集約するのは無理があるのではないかと思います。

もう少し踏み込むと

タスクを実行する場所(タスクの種類)によって、ツールを分けるべきで無理してひとつに集約しなくても良いという仮説です。

文字にすると至極普通なのですが、できればなにかに集約したいというのが本心でしょう。

私もそう思ってきたからこそ、当たり前の事実に戻れませんでした。

ここから先は、まさに試行錯誤中なのですが、

次なる手は、
「ツールの特性を考慮して、複数のツールを掛け合わせて使う」

です。

幸いなことに私は多少プログラミングできますし、最近のツールはAPIを持っていたり、Webhookの実装があったりします。

昔はできなかったけれど、今はデータの流れさえ考えれば、掛け合わせて使うことは難しい話でもありません。

ツールの掛け合わせにもアイデアはあるのですが、書き始めるとさらに長くなりそうなので今回は一旦ここで打ち止めにします。

近いうちに公開できるといいなと思っています。

それではまた。